İsmail ÖZDEMİR
SATIN ALMA BİRİM SORUMLUSU
HASTANEMİZDE SATIN ALMA SÜRECİNDE YAPILANLAR:
1. İhtiyacın Tespit Edilmesi: Hastanemizin bütün birimleri her türlü malzeme ihtiyacını satın alma talebi yaparak satın alma sorumlusuna bildirir. Gelen talepler satın almaya kaydı yapılarak satın alma sorumlusu, satın alma koordinatörü ve gider tahakkuk memuru ile iletişime geçerek, taleple ilgili görevlendirmeleri başhekimliğin onayını alarak yapar.
2. İhtiyacın Yaklaşık Maliyetinin Belirlenmesi: Nitelikleri ve niceliği belirlenen ihtiyaçların yaklaşık maliyetinin tespiti için; alım yapan diğer kurumlardan, bu konuda görevli kurumlardan (Borsalar, Ticaret ve Sanayi odaları v.b), önceki alımlardan ve tedarikçilerden elde edilen verilere göre yaklaşık maliyet tespiti yapılmaktadır.
3. Satın Alma Usullerinin Tespiti: Yaklaşık maliyet tutarına göre ihtiyacın ; (Açık İhale Usulü (K.İ.K. Md.19), Belli İstekliler Arasında İhale Usulü (K.İ.K. Md.20), Pazarlık Usulü İhale )gibi hangi usulle yapılacağı tespit edilmekte ve buna göre alım işlemlerine başlanmaktadır.
4. İhale Hazırlıkları: Yaklaşık maliyet tespiti ve alım usulü belirlendikten sonra onay belgesi, doküman hazırlıkları ve ilan hazırlığına başlanmaktadır. Bu hazırlıklar içinde teknik şartnamenin hazırlanması veya gözden geçirilmesi, idari şartname, sözleşme tasarısı, standart formların, plan, proje vb hazırlanması bulunmaktadır. Bu hazırlıklar ya birim personelince yapılmakta ya da bu amaçla görevlendirilenlere birim personeli tarafından destek hizmeti sunulmaktadır.
5. İhtiyacın İhalesi ve Sonuçlanarak Sözleşmeye Bağlanması: İhale günü ihale saatinde idareye sunulan teklif zarfları ihale komisyonuna teslim edilmekte ve ihale oturumu sırasında da gerekli kayıtların tutulması için komisyona destek hizmeti verilmektedir. Komisyonun kararı ihale yetkilisince onaylandıktan sonra mevzuata uygun süreler geçirilmeden ihale kararı alınır ve isteklilere kesinleşen ihale kararı bildirilir. Alım yapılacak olan istekli ile sözleşme yapılması için davet yazısı tebliğ edilir. Süresi içinde kesin teminatını yatırması ve 4734 sayılı K.İ.K.'un 10 maddesinde sayılan durumlarda olmadığını ispatlayan belgeleri tamamlaması durumunda istekli ile sözleşme (sözleşme tasarısına göre) düzenlemekte ve yükleniciye ve ihale yetkilisine akdedilmesi için sunulmaktadır. Sözleşmeye bağlanan alımlarda alımın sözleşme şartlarına ve teknik şartnamelere göre gerçekleştirilebilmesi için ilgili evrak ihtiyaç birimlerine, kontrol ve denetim elemanlarına, muayene ve kabul komisyonuna, tahakkuk ve taşınır kayıt kontrol yetkililerine iletilmekte veya durum bildirilmektedir.